Es ist ein warmer Frühlingstag in Lienen. Gepflegte Grünflächen rund um den Dorfteich, Fitnesspfad und Barfußpfad laden Einheimische sowie Touristen zu einem Spaziergang oder Picknick ein. In der idyllischen Gemeinde mit gut 8.500 Einwohnern wird viel Wert auf Tourismus und eine saubere, ansprechende Umgebung gelegt.
Doch was für viele Besuchende selbstverständlich wirkt, erfordert im Hintergrund eine Menge Organisation für die Gemeinde – darunter auch in der Grünflächenverwaltung. Genau hier kommt die Wartungssoftware EineStadt ins Spiel, die in Lienen öffentliche Arbeiten digital verwaltet – und seit Kurzem auch für die digitale Leistungserfassung eingesetzt wird.
Im Büro von Mike Tschee, Sachbearbeiter im Bauamt und treibende Kraft hinter der Digitalisierung dieser Aufgaben, herrscht heute geschäftiges Treiben. Mike Tschee, seit drei Jahren unter anderem auch für den Bauhof tätig, hat nicht nur das digitale System EineStadt für die Verwaltung öffentlicher Objekte wie Mülleimer, Sitzbänke und Grünflächen eingeführt. Er war es auch, der die Idee zur digitalen Leistungserfassung hatte.
„Früher war das ein einziges Chaos,“ berichtet er, während er seinem neuen Kollegen Kevin Micke, 21 Jahre alt und Auszubildender als Verwaltungsfachangestellter, die neue App erklärt. „Jeden Montag habe ich einen ganzen Tag damit verbracht, analoge Stundenzettel unserer Mitarbeitenden auszuwerten und in Excel zu übertragen. Ein kompletter Tag – den wir uns jetzt sparen.“
Von der Zettelwirtschaft zur Effizienz: Warum Lienen auf EineStadt setzt
Die bisherige Leistungserfassung im Bauhof von Lienen war analog und zeitaufwendig – ein Problem, das viele Städte und Gemeinden teilen. „Manche Bauhöfe arbeiten noch komplett mit Zetteln, andere haben viel zu komplexe Programme. EineStadt ist eine gute Mittellösung: einfach, flexibel und modular anpassbar“, erklärt Mike Tschee, der großen Wert darauf legt, dass auch weniger technikaffine Mitarbeitende sich schnell in das System einfinden.
Das neue Tool spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Bürgermeister Arne Strietelmeier, der die Einführung der App maßgeblich unterstützt hat, sieht hierin ein großes Potenzial: „Es sind nicht nur mehrere tausend Euro jährlich, die wir durch den Wegfall der manuellen Erfassung sparen – es geht auch um eine bessere Organisation. Schritt für Schritt möchten wir unsere Gemeinde weiter digitalisieren, ohne dabei unsere Mitarbeitenden zu überfordern.“ Er weiß, dass es gerade für ältere Mitarbeiter eine Umstellung sein kann, sieht aber auch die Vorteile: „Die Mitarbeiterzufriedenheit ist hoch, und die App ist so gestaltet, dass niemand überfordert wird.“
Leistungserfassung in der Praxis: Kevin & Mike sind in der Gemeinde unterwegs
Nachdem Mike Tschee dem neuen Azubi Kevin Micke die Grundfunktionen der App im Büro erklärt hat, machen sich die beiden auf den Weg. Die Kontrolle und Pflege der öffentlichen Grünflächen stehen heute auf dem Plan – eine besonders wichtige Aufgabe im Frühling und Sommer, wenn die Parks und Grünanlagen der Gemeinde aufblühen. „Die Digitalisierung hilft langfristig auch der Umwelt,“ meint Kevin, während er die Route in der App überprüft. Er ist überzeugt davon, dass Digitalisierung und Arbeit mit dem Smartphone auch in seinem Job Vorteile bieten. „Die Planung ist effizienter, und alles wird direkt dokumentiert. Das spart Papier und Ressourcen.“
Die App zeigt Kevin mittels einer Stecknadel auf der digitalen Karte von Lienen direkt, welche Grünflächen in ihrer Zone gepflegt werden müssen. Heute steht ein öffentliches Beet rund um einen Gedenkstein auf dem Plan. Mike erklärt: „Du kannst sogar Besonderheiten wie Müllablagerungen oder Schäden an den nahegelegenen Straßenschildern direkt in der App dokumentieren.“ Kevin ist beeindruckt, wie intuitiv das System funktioniert: „Einfach auswählen, was gemacht wurde oder falls es Probleme gab. Das geht sogar einfach per Foto.“
Nach dem Einsatz vor Ort können zurück im Büro dann einfach die Leistung und die dafür benötigte Zeit erfasst werden. Mike zeigt Kevin am Tablet, wie es funktioniert: Er muss nur seine eigene „Stundenzettel-Übersicht“ öffnen, die korrekten Posten oder gegebenenfalls Materialien auswählen und seine Zeit eintragen. Außerdem können Infos über benötigte Fahrzeuge, Handgeräte, Anbaugeräte und Gefahrenzulagen hinzugefügt werden. Die App synchronisiert alle Daten und ordnet sie direkt den entsprechenden Kostenstellen zu. „Analoge Stundenzettel gehören endlich der Vergangenheit an“ – Mike spart sich hierdurch einen kompletten Tag Arbeit pro Woche, an welchem er die Stundenzettel aller Mitarbeitenden in ein digitales Format übertragen musste.
Ein System, das überzeugt: Vorteile für Lienen
Die Einführung der digitalen Leistungserfassung in Lienen bringt viele Vorteile für die Gemeinde und deren Mitarbeitenden mit sich – darunter die Zeitersparnis. Ein ganzer Arbeitstag pro Woche, der früher für die manuelle Auswertung der Stundenzettel benötigt wurde, fällt weg. Zudem sorgt EineStadt für mehr Transparenz: Alle Leistungen und deren Dauer sind jederzeit digital nachvollziehbar – ein großer Vorteil auch bei Abrechnungen.
Die Anwendenden, darunter auch Karsten, Mitarbeiter mittleren Alters am Bauhof Lienen, schätzen die einfache Handhabung: „Am Anfang war es ungewohnt, aber man kommt schnell rein.“ Nicht zuletzt sind Azubi Kevin und viele weitere vom Aspekt der Nachhaltigkeit überzeugt: Der Verzicht auf Papier und die optimierte Planung der Arbeiten tragen langfristig stark zur Umweltfreundlichkeit bei.
Die Software bietet zudem praktische Zusatzfunktionen wie GPS-Tracking, automatische Erinnerungen an Aufgaben und die Möglichkeit, Fotos vor und nach der Arbeit zu hinterlegen. „Das hilft uns enorm, vor allem bei Beschwerden,“ erklärt Mike Tschee. „Wenn jemand behauptet, eine Grünfläche sei nicht gemäht worden, können wir das mit einem Klick nachweisen.“
Lienen zeigt, wie Digitalisierung gelingt – ein Erfolgsbeispiel
Bürgermeister Arne Strietelmeier sieht die Einführung der App als wichtigen Schritt in Richtung Zukunft: „EineStadt erleichtert nicht nur die Arbeit unserer Mitarbeitenden, sondern hilft uns auch, als moderne Gemeinde nachhaltig und effizient zu handeln.“ Die Digitalisierung der Leistungserfassung war ein voller Erfolg – und ein Modell, das auch in anderen Bereichen Schule machen könnte.
Für Kevin Micke steht fest: „Die Digitalisierung ist der richtige Weg. Wir können damit nicht nur unsere Arbeit effizienter gestalten, sondern auch einen Beitrag für die Umwelt leisten.“ Während er mit Mike Tschee die letzten Grünflächen des Tages inspiziert, ist klar: Lienen ist bereit für die Zukunft – und zeigt, wie Tradition und Innovation Hand in Hand gehen können.
Die Gemeinde Lienen hat mit der Einführung der digitalen Leistungserfassung einen entscheidenden Schritt nach vorne gemacht. Das System von EineStadt überzeugt durch seine einfache Bedienung, hohe Flexibilität und die Möglichkeit, die erfassten Daten direkt für Analysen und Abrechnungen zu nutzen. Der Bauhof arbeitet effizienter, die Mitarbeitenden sind zufriedener, und die Gemeinde spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Ein gelungenes Beispiel dafür, wie Digitalisierung den Arbeitsalltag erleichtern und gleichzeitig nachhaltige Lösungen fördern kann. Und die Mitarbeitenden des Bauhofs können sich effizienter ihren täglichen Aufgaben in der Grünpflege und anderen Arbeiten widmen.
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